Gehört das Material in die Gemeinkosten?

Nein. Material, das einem Auftrag zuzuordnen ist, gehört in die Auftragskalkulation, nicht in den Stundensatz. Sonst machst du materialarme Aufträge unverkäuflich und materialreiche zu billig. In die Gemeinkosten gehört nur, was sich nicht zuordnen lässt: Kleinwerkzeug, Verbrauchsmaterial, Schrauben aus der Kiste.

Wie setze ich eine Maschine an, die schon abgeschrieben ist?

Mit dem Betrag, den ihr Ersatz heute kostet, geteilt durch die Jahre, die sie noch läuft. Die Buchhaltung blickt zurück, die Kalkulation nach vorn. Eine Maschine, die in der Bilanz nichts mehr wert ist, muss trotzdem ersetzt werden, und das Geld dafür kann nur aus dem Stundensatz kommen.

Mein Fahrzeug nutze ich auch privat. Wie rechne ich?

Mit dem betrieblichen Anteil. Wenn zwei Drittel der Kilometer betrieblich sind, gehören zwei Drittel der Kosten in die Gemeinkosten. Die steuerliche Behandlung kann davon abweichen und ist eine Frage für den Steuerberater; für die Kalkulation zählt, was der Betrieb verursacht.

Wie oft muss ich die Gemeinkosten neu rechnen?

Einmal im Jahr nach dem Jahresabschluss, und sofort, wenn ein großer Posten dazukommt oder wegfällt: eine neue Halle, ein finanziertes Fahrzeug, eine gekündigte Software. Zwischendurch reicht ein Blick darauf, ob die Abonnements noch stimmen. Das ist der Posten mit der niedrigsten Pflege und der höchsten stillen Veränderung.

Methodik / Gemeinkosten

Gemeinkosten vollständig erfassen

Nicht die großen Posten fehlen, sondern die kleinen. Zusammen sind sie kein kleiner Posten.

Worum es geht

Gemeinkosten sind die Kosten, die anfallen, ohne einem einzelnen Auftrag zuzuordnen zu sein: Fahrzeug, Werkstatt, Versicherung, Steuerberatung, Telefon. Sie sind der zweite große Block der Kalkulation nach dem Personal, und sie sind der Block, bei dem am meisten fehlt.

Dabei fehlen selten die großen Posten. Das Fahrzeug hat jeder auf dem Zettel, die Werkstattmiete auch. Vergessen werden die kleinen, regelmäßigen: Kammer- und Innungsbeitrag, Arbeitskleidung, Software-Abonnements, Kleinwerkzeug und Verbrauchsmaterial, Weiterbildung, Finanzierungskosten. Jeder einzelne wirkt zu klein, um den Satz zu bewegen. Zusammen bewegen sie ihn deutlich.

Der zweite Fehler ist die Bewertung. Wer seine Maschinen mit der steuerlichen Abschreibung ansetzt, kalkuliert mit Zahlen aus der Vergangenheit. Eine abgeschriebene Maschine steht in der Buchhaltung bei null und in der Wiederbeschaffung bei ihrem heutigen Preis. Die Kalkulation braucht die zweite Zahl, verteilt auf die Jahre, die das Gerät noch läuft. Sonst bezahlt der Satz die nächste Maschine nicht.

Die dritte Frage ist die nach der Privatnutzung. Ein Fahrzeug, das auch privat läuft, gehört nicht voll in die Gemeinkosten, und ein Büro im eigenen Haus gehört auch nicht mit der ganzen Miete hinein. Die saubere Aufteilung ist eine Frage für den Steuerberater; für die Kalkulation gilt die einfachere Regel: Setze den Anteil an, den der Betrieb wirklich verursacht.

Die richtige Quelle für diesen Block ist nicht die Erinnerung, sondern der letzte Jahresabschluss oder ein Jahr Kontoauszüge. Alles, was zwölfmal abgebucht wurde, gehört hierher, und was einmal abgebucht wurde, gehört mit seinem Jahresanteil hierher. Das dauert einen Abend und ist danach zwei Jahre gültig.

Was machen die sechs Positionen aus, die am häufigsten fehlen?

Zwei Rechnungen, die sich nur in diesem einen Punkt unterscheiden. Alles andere ist gleich: dieselben Löhne, dieselben Gemeinkosten, dieselben Zuschläge. Gerechnet mit dem Rechner dieser Seite, nicht von Hand.

Annahme	Produktivstunden	Satz netto
Nur die offensichtlichen Posten: Fahrzeug, Werkstatt, Werkzeug, Versicherung, Steuerberatung, Marketing.	1.230	77,77 €
Vollständig: dieselben Posten plus Kleinwerkzeug, Arbeitskleidung, Kammer und Innung, Software und Telefon, Weiterbildung und Sonstiges.	1.230	82,60 €
Unterschied je Stunde		4,83 €

Das sind 6.2 Prozent Unterschied aus einer einzigen Annahme. Sechs Positionen, von denen keine einzelne groß genug aussieht, um eine Rolle zu spielen. Zusammen sind sie ein Betrag, den du bei jeder Stunde mitbringst oder verlierst. Genau deshalb hat der Rechner vierzehn Felder und nicht vier.

Beide Rechnungen lassen sich im Rechner nachstellen: Es ist derselbe Code.

Was alles dazugehört

Fahrzeuge vollständig, nicht nur die Leasingrate: Rate oder Abschreibung, Versicherung, Steuer, Kraftstoff, Wartung, Reifen, Werkstatt, Reinigung. Bei Privatnutzung nur der betriebliche Anteil.
Werkstatt, Lager und Büro: Miete oder Anteil an den Hauskosten, Strom, Heizung, Wasser, Reinigung, Instandhaltung, Müll. Auch dann, wenn die Halle dir selbst gehört: Sie könnte vermietet sein.
Werkzeug und Maschinen zur Wiederbeschaffung: Nicht die steuerliche Abschreibung, sondern der heutige Ersatzpreis verteilt auf die verbleibende Nutzungsdauer. Dazu Wartung, Kalibrierung und Prüfung.
Kleinwerkzeug und Verbrauchsmaterial: Bohrer, Sägeblätter, Schleifmittel, Schrauben, Dichtstoff, Handschuhe. Wird selten erfasst, weil es in kleinen Beträgen abfließt, und ist über das Jahr ein großer Posten.
Versicherungen und Beiträge: Betriebshaftpflicht, Inhalt, Elektronik, Rechtsschutz, dazu Kammer- und Innungsbeitrag. Der Kammerbeitrag ist Pflicht und fehlt trotzdem in vielen Aufstellungen.
Software, Telefon und Internet: Handwerkersoftware, Buchhaltung, Cloud, Mobilfunk, Festnetz, Domain, E-Mail. Abonnements wachsen unbemerkt und werden nie neu gerechnet.
Weiterbildung und Qualifikationen: Kurse, Prüfungen, Normenzugang, Fachliteratur, dazu die Arbeitszeit dafür. In Gewerken mit befristeten Qualifikationen ein dauerhafter Posten.
Finanzierung und Ausfallrisiko: Zinsen für Betriebsmittelkredit und Maschinenfinanzierung, Kontoführung, Gebühren für Zahlungsdienste. Forderungsausfall gehört nicht hierher, sondern in die Zuschläge.

Typische Fehler

Der Jahresabschluss wird nicht aufgeschlagen: Die Gemeinkosten werden aus dem Kopf zusammengetragen, und aus dem Kopf fehlt regelmäßig ein Viertel. Der letzte Jahresabschluss oder zwölf Monate Kontoauszüge liefern die Zahl in einem Abend, und sie ist danach belegt statt geschätzt.
Die eigene Halle kostet nichts: Wenn die Werkstatt im eigenen Haus liegt, fließt keine Miete, und deshalb steht oft eine Null im Formular. Die Fläche hat aber einen Wert, sie könnte vermietet sein, und ihre Nebenkosten fallen an. Wer sie mit null ansetzt, verschenkt sie an jeden Auftrag.
Abonnements laufen mit, aber nicht in der Rechnung: Software, Cloud, Mobilfunk, Portale: Was monatlich abgeht, wird nach dem dritten Monat nicht mehr wahrgenommen. Die Summe dieser Positionen ist in den letzten Jahren in jedem Betrieb gewachsen, ihre Erfassung meist nicht.

Häufige Fragen

Gehört das Material in die Gemeinkosten?: Nein. Material, das einem Auftrag zuzuordnen ist, gehört in die Auftragskalkulation, nicht in den Stundensatz. Sonst machst du materialarme Aufträge unverkäuflich und materialreiche zu billig. In die Gemeinkosten gehört nur, was sich nicht zuordnen lässt: Kleinwerkzeug, Verbrauchsmaterial, Schrauben aus der Kiste.
Wie setze ich eine Maschine an, die schon abgeschrieben ist?: Mit dem Betrag, den ihr Ersatz heute kostet, geteilt durch die Jahre, die sie noch läuft. Die Buchhaltung blickt zurück, die Kalkulation nach vorn. Eine Maschine, die in der Bilanz nichts mehr wert ist, muss trotzdem ersetzt werden, und das Geld dafür kann nur aus dem Stundensatz kommen.
Mein Fahrzeug nutze ich auch privat. Wie rechne ich?: Mit dem betrieblichen Anteil. Wenn zwei Drittel der Kilometer betrieblich sind, gehören zwei Drittel der Kosten in die Gemeinkosten. Die steuerliche Behandlung kann davon abweichen und ist eine Frage für den Steuerberater; für die Kalkulation zählt, was der Betrieb verursacht.
Wie oft muss ich die Gemeinkosten neu rechnen?: Einmal im Jahr nach dem Jahresabschluss, und sofort, wenn ein großer Posten dazukommt oder wegfällt: eine neue Halle, ein finanziertes Fahrzeug, eine gekündigte Software. Zwischendurch reicht ein Blick darauf, ob die Abonnements noch stimmen. Das ist der Posten mit der niedrigsten Pflege und der höchsten stillen Veränderung.

Die anderen Rechenbausteine

Produktivstunden
Der stärkste Hebel im ganzen Modell, und der einzige Wert, den niemand genau kennt.
Lohnnebenkosten
Der Bruttolohn ist etwa die Hälfte der Rechnung. Was in der anderen Hälfte steckt.

Der vollständige Rechenweg samt Quellen steht auf Methodik. Wie dieser Baustein sich je Gewerk unterscheidet, zeigt der Vergleich nach Gewerk. Woher die Vorgabewerte stammen, steht auf Quellen und Annahmen.

Gerechnet mit den Vorgabewerten von stundensatz-handwerk.de. Sie sind Annahmen und im Rechner frei änderbar; der Unterschied zwischen den beiden Zeilen bleibt derselbe.