Wie viele Produktivstunden soll ich ansetzen, wenn ich es nicht weiß?

Setze den unproduktiven Anteil auf 25 Prozent und lies in der Empfindlichkeitstabelle des Rechners nach, was 30 oder 35 Prozent daraus machen. Das ist ehrlicher als eine Einzelzahl, die Genauigkeit vortäuscht. Danach schreibst du eine Woche mit und ersetzt die Annahme durch deine eigene Quote.

Zählt Fahrzeit als produktive Stunde?

Nur wenn sie auf der Rechnung steht. Ob sie das kann, entscheidet der Auftrag und nicht die Kalkulation: Bei Wartungsverträgen und Notdiensten ist die Anfahrt oft vereinbart, bei Angebotsarbeiten fast nie. Alles, was du nicht abrechnest, gehört in den unproduktiven Anteil, sonst senkt es deinen Satz.

Ich habe Angestellte. Rechne ich pro Kopf oder für den Betrieb?

Pro Kopf und dann mal der Zahl der produktiven Mitarbeiter, und genau so rechnet der Rechner. Wichtig ist, nur die produktiven Kräfte zu zählen: Wer überwiegend im Büro sitzt oder die Baustellen organisiert, gehört mit seinen Kosten in die Gemeinkosten und nicht in den Nenner.

Wie erfasse ich Wetterausfall?

Nicht im unproduktiven Anteil, sondern in den Ausfalltagen. Der Unterschied ist kein Formalismus: Ein Ausfalltag hat null Anwesenheitsstunden, ein unproduktiver Anteil verteilt sich über alle Anwesenheitstage. Wer Frosttage im Prozentwert versteckt, bekommt für dieselbe Wirkung einen unplausibel hohen Anteil.

Methodik / Produktivstunden

Produktivstunden berechnen: die Zahl im Nenner

Der stärkste Hebel im ganzen Modell, und der einzige Wert, den niemand genau kennt.

Worum es geht

Von allen Zahlen dieser Rechnung ist diese die unsicherste, und sie steht an der empfindlichsten Stelle: im Nenner. Löhne kennt man aus der Buchhaltung, Gemeinkosten aus den Kontoauszügen. Wie viele Stunden im Jahr tatsächlich auf einer Rechnung landen, weiß fast niemand, und fast alle schätzen zu hoch.

Das Jahr hat 261 Werktage. Nach Feiertagen, Urlaub, Krankheit und Weiterbildung bleiben rund 205, und damit etwa 1.640 Stunden Anwesenheit. Bis hierhin ist die Rechnung unstrittig. Der Streit beginnt danach: Wie viel dieser Anwesenheit ist abrechenbar? Wer 2.080 Stunden ansetzt, weil das Jahr rechnerisch so viele hat, hat Urlaub, Feiertage und Krankheit einfach weggelassen.

Die verbreiteten Angaben widersprechen sich, und der Widerspruch wird hier gezeigt statt aufgelöst. Der oft genannte Planwert von 1.400 Stunden setzt einen unproduktiven Anteil von etwa fünfzehn Prozent voraus. Die ebenso oft genannte Spanne von 25 bis 35 Prozent ergibt, auf dieselbe Anwesenheit gerechnet, deutlich weniger. Beides steht nebeneinander im Umlauf, und der Unterschied zwischen beiden ist kein Rundungsfehler.

Unproduktiv heißt nicht untätig. Fahrzeit, Rüst- und Räumzeit, Materialholen, Angebote schreiben, Reklamationen, Gewährleistung, Büro und Baustellenorganisation sind Arbeit, oft die anstrengendere. Sie sind nur nicht abrechenbar, und genau darum geht es hier: nicht um Fleiß, sondern um die Frage, wer diese Stunden bezahlt.

Die belastbare Zahl bekommst du nicht aus einer Tabelle, sondern aus einer Woche Mitschreiben. Jeden Abend zwei Zeilen: abrechenbare Stunden, nicht abrechenbare Stunden. Nach fünf Tagen hast du eine eigene Quote statt einer geliehenen, und sie ist die lohnendste Stunde Buchhaltung des Jahres.

Was kostet es, die Produktivstunden um 15 Prozentpunkte zu hoch anzusetzen?

Zwei Rechnungen, die sich nur in diesem einen Punkt unterscheiden. Alles andere ist gleich: dieselben Löhne, dieselben Gemeinkosten, dieselben Zuschläge. Gerechnet mit dem Rechner dieser Seite, nicht von Hand.

Annahme	Produktivstunden	Satz netto
Optimistisch gerechnet: 15 Prozent unproduktiver Anteil, also rund 1.400 Stunden.	1.394	72,88 €
Vorsichtig gerechnet: 30 Prozent unproduktiver Anteil, also rund 1.150 Stunden.	1.148	88,50 €
Unterschied je Stunde		15,62 €

Das sind 21.4 Prozent Unterschied aus einer einzigen Annahme. Derselbe Betrieb, dieselben Kosten, nur eine andere Annahme über die abrechenbaren Stunden. Wer sich hier irrt, irrt sich nicht um ein paar Euro, sondern um den Gewinn. Und der Irrtum fällt nicht auf: Beide Zahlen sehen aus wie ein Stundensatz.

Beide Rechnungen lassen sich im Rechner nachstellen: Es ist derselbe Code.

Was alles dazugehört

Fahrzeit zur Baustelle und zurück: Bei mehreren Einsatzorten am Tag der größte Einzelposten. Abrechenbar ist sie nur, wenn sie auf der Rechnung steht, und in den meisten Aufträgen steht sie nicht.
Rüsten, Räumen, Materialholen: Fahrzeug beladen, Baustelle einrichten, Abdecken, aufräumen, Reste entsorgen, die Fahrt zum Großhandel, weil ein Teil fehlt.
Angebote, Aufmaß und Beratung vor dem Auftrag: Fällt auch bei den Angeboten an, aus denen nichts wird. Bei einer Zusagequote von einem Drittel zahlt der angenommene Auftrag zwei abgelehnte mit.
Büro, Rechnungen, Mahnungen, Steuerunterlagen: Die Abendstunde am Schreibtisch ist Arbeitszeit ohne Rechnung. Sie fällt oft aus der Erfassung, weil sie nicht in der Arbeitszeit liegt.
Gewährleistung und Reklamation: Nacharbeit an abgeschlossenen Aufträgen ist nicht abrechenbar und trotzdem planbar. Wer sie nicht einrechnet, bezahlt sie aus dem Gewinn.
Leerlauf und Auftragslücken: Tage ohne Auftrag sind keine Urlaubstage. Sie gehören in den unproduktiven Anteil oder, wenn sie saisonal planbar sind, in die Ausfalltage.

Typische Fehler

Anwesenheit wird mit abrechenbarer Zeit verwechselt: Die häufigste Verwechslung der ganzen Kalkulation. Wer zehn Stunden arbeitet, hat selten zehn abrechenbare Stunden, und der Unterschied ist kein Zeichen von Faulheit, sondern der Normalfall in jedem Betrieb, der Kunden hat.
Der Planwert wird übernommen statt gemessen: Die Zahl 1.400 steht in vielen Quellen und ist deshalb bequem. Sie beschreibt aber einen Betrieb mit kurzen Wegen und wenig Büroarbeit. Wer täglich zwei Baustellen anfährt und abends Angebote schreibt, liegt darunter, und zwar deutlich.
Das gute Jahr wird zur Grundlage: Ein Jahr mit voller Auslastung ist ein schlechter Maßstab, weil der Satz auch das Jahr danach tragen muss. Die Kalkulation gehört auf ein durchschnittliches Jahr, nicht auf das beste.

Häufige Fragen

Wie viele Produktivstunden soll ich ansetzen, wenn ich es nicht weiß?: Setze den unproduktiven Anteil auf 25 Prozent und lies in der Empfindlichkeitstabelle des Rechners nach, was 30 oder 35 Prozent daraus machen. Das ist ehrlicher als eine Einzelzahl, die Genauigkeit vortäuscht. Danach schreibst du eine Woche mit und ersetzt die Annahme durch deine eigene Quote.
Zählt Fahrzeit als produktive Stunde?: Nur wenn sie auf der Rechnung steht. Ob sie das kann, entscheidet der Auftrag und nicht die Kalkulation: Bei Wartungsverträgen und Notdiensten ist die Anfahrt oft vereinbart, bei Angebotsarbeiten fast nie. Alles, was du nicht abrechnest, gehört in den unproduktiven Anteil, sonst senkt es deinen Satz.
Ich habe Angestellte. Rechne ich pro Kopf oder für den Betrieb?: Pro Kopf und dann mal der Zahl der produktiven Mitarbeiter, und genau so rechnet der Rechner. Wichtig ist, nur die produktiven Kräfte zu zählen: Wer überwiegend im Büro sitzt oder die Baustellen organisiert, gehört mit seinen Kosten in die Gemeinkosten und nicht in den Nenner.
Wie erfasse ich Wetterausfall?: Nicht im unproduktiven Anteil, sondern in den Ausfalltagen. Der Unterschied ist kein Formalismus: Ein Ausfalltag hat null Anwesenheitsstunden, ein unproduktiver Anteil verteilt sich über alle Anwesenheitstage. Wer Frosttage im Prozentwert versteckt, bekommt für dieselbe Wirkung einen unplausibel hohen Anteil.

Die anderen Rechenbausteine

Lohnnebenkosten
Der Bruttolohn ist etwa die Hälfte der Rechnung. Was in der anderen Hälfte steckt.
Gemeinkosten
Nicht die großen Posten fehlen, sondern die kleinen. Zusammen sind sie kein kleiner Posten.

Der vollständige Rechenweg samt Quellen steht auf Methodik. Wie dieser Baustein sich je Gewerk unterscheidet, zeigt der Vergleich nach Gewerk. Woher die Vorgabewerte stammen, steht auf Quellen und Annahmen.

Gerechnet mit den Vorgabewerten von stundensatz-handwerk.de. Sie sind Annahmen und im Rechner frei änderbar; der Unterschied zwischen den beiden Zeilen bleibt derselbe.