Muss ich jeden Auftrag nachkalkulieren?

Nein, und wer es versucht, hört nach drei Wochen auf. Nimm jeden fünften Auftrag und jeden, der ungewöhnlich lief, in beide Richtungen. Wichtiger als Vollständigkeit ist, dass jede Auftragsart irgendwann dabei war: Reparatur, Wartung, Neubau, Notdienst rechnen sich völlig verschieden.

Wie gehe ich mit Pauschal- und Festpreisaufträgen um?

Genau dort ist die Nachkalkulation am wichtigsten, weil dort das Risiko bei dir liegt. Teile den Netto-Rechnungsbetrag abzüglich Material durch die tatsächlichen Stunden. Liegt das Ergebnis unter deinem nötigen Satz, hast du beim Angebot Stunden geschenkt, und du weißt jetzt, wie viele.

Zählt die Anfahrt zu den Auftragsstunden?

Für die Nachkalkulation ja, immer. Sie ist Zeit, die der Auftrag verursacht hat, unabhängig davon, ob sie auf der Rechnung stand. Nur so siehst du, welche Auftragsart durch Wege teuer wird. Ob du sie abrechnen kannst, ist eine Vertriebsfrage und eine andere.

Brauche ich dafür eine Software?

Nein. Vier Zeilen je Auftrag genügen: geplante Stunden, tatsächliche Stunden, geplantes Material, tatsächliches Material. Wer die Stunden ohnehin für die Lohnabrechnung erfasst, hat die halbe Arbeit schon gemacht und muss sie nur dem Auftrag zuordnen statt dem Monat. Eine Software beschleunigt das, ersetzt aber nicht die Entscheidung, welche Zahl du danach in der Vorkalkulation änderst.

Was mache ich, wenn die Lücke groß ist?

Nicht sofort den Satz verdoppeln. Sortiere die Ursache: zu wenige Produktivstunden, vergessene Gemeinkosten oder ein zu niedriger Preis am Markt. Die ersten zwei sind Rechenfehler und in einer Stunde behoben. Der dritte ist eine Preisentscheidung, und dafür gibt es eine eigene Seite.

Ratgeber / Nachkalkulation

Nachkalkulation: hat der Auftrag getragen?

Nachkalkulation heißt: Nach Abschluss eines Auftrags die tatsächlichen Stunden und Kosten gegen das Angebot stellen. Sie kostet eine halbe Stunde je Auftrag und ist der einzige Weg, die eigenen Annahmen zu korrigieren, statt sie jahrelang weiterzuschleppen.

Worum es geht

Jede Kalkulation vor dem Auftrag ist eine Schätzung. Das ist kein Mangel, sondern ihre Natur: Niemand weiß vorher, wie der Untergrund aussieht, wie lange der Kunde überlegt und ob das Material rechtzeitig kommt. Was die Schätzung besser macht, ist nicht mehr Nachdenken vorher, sondern Nachrechnen hinterher.

Die Nachkalkulation vergleicht drei Dinge: die angesetzten Stunden gegen die tatsächlichen, das angesetzte Material gegen die Rechnungen, und den erzielten Stundensatz gegen den nötigen. Die erste Zahl ist die wichtigste, weil Stunden im Angebot geschätzt und in der Ausführung verbraucht werden, ohne dass jemand mitschreibt.

Der häufigste Befund ist unangenehm und immer derselbe: Die Stunden waren mehr, und zwar nicht bei der handwerklichen Arbeit, sondern bei allem drumherum. Zweite Anfahrt, weil ein Teil fehlte. Eine Stunde beim Kunden, weil er eine Änderung wollte. Nachbesserung, weil eine Fuge nicht saß. Das ist die unproduktive Zeit aus der Kalkulation, nur diesmal mit Namen und Datum.

Wichtig ist, was danach passiert. Eine Nachkalkulation, die nur den Ärger dokumentiert, ist Zeitverschwendung. Sie ist etwas wert, wenn sie eine Zahl in der Vorkalkulation ändert: den unproduktiven Anteil, die Stunden für diesen Auftragstyp, den Materialzuschlag. Nach zehn nachgerechneten Aufträgen weißt du, welche Auftragsart bei dir trägt und welche du subventionierst.

Dazu braucht es keine Software. Ein Zettel je Auftrag mit vier Zeilen genügt: geplante Stunden, tatsächliche Stunden, geplantes Material, tatsächliches Material. Wer die Stunden ohnehin für den Lohn erfasst, hat die halbe Arbeit schon gemacht.

Was eine Deckungslücke im Jahr kostet

Der Betrieb aus der Grundvorgabe des Rechners: ein Solobetrieb mit rund 1.230 abrechenbaren Stunden im Jahr. Drei Fälle, je nachdem, mit welchem Satz tatsächlich abgerechnet wurde.

Fall	Nötig	Fehlt je Stunde	Fehlt im Jahr
Abgerechnet mit 55 Euro	82,60 €	27,60 €	33.948,00 €
Abgerechnet mit 65 Euro	82,60 €	17,60 €	21.648,00 €
Abgerechnet mit 75 Euro	82,60 €	7,60 €	9.348,00 €

Die Beträge in der letzten Spalte sind kein entgangener Gewinn, sondern nicht gedeckte Kosten: Geld, das der Betrieb ausgegeben hat und nicht zurückbekommt. Zehn Euro je Stunde sehen nach nichts aus. Auf ein Jahr gerechnet sind sie der Unterschied zwischen einem Betrieb, der Rücklagen bildet, und einem, der von der Hand in den Mund lebt.

Mit deinen eigenen Zahlen nachstellen: Rechner. Es ist derselbe Code.

Wie du vorgehst

Stunden erfassen, während sie anfallen Nicht am Monatsende aus dem Gedächtnis. Zwei Zeilen am Tag je Auftrag: Stunden auf der Baustelle und Stunden drumherum. Wer nur die Baustellenstunden notiert, bekommt am Ende eine Nachkalkulation, die genau den Fehler bestätigt, den sie finden sollte.
Material der Rechnung zuordnen, nicht dem Gefühl Lieferscheine beim Auftrag ablegen, auch die Kleinbestellung vom zweiten Tag. Genau diese Nachbestellungen sind der Grund, warum die Materialkosten am Ende über dem Angebot liegen, und sie sind einzeln zu klein, um erinnert zu werden.
Den erzielten Stundensatz ausrechnen Rechnungsbetrag netto abzüglich Material, geteilt durch die tatsächlich geleisteten Stunden. Das ist der Satz, den du wirklich erzielt hast, und er liegt bei Pauschalaufträgen regelmäßig unter dem, der im Angebot stand.
Gegen den nötigen Satz stellen Der nötige Satz kommt aus dem Rechner auf dieser Seite. Die Differenz ist deine Deckungslücke je Stunde. Sie mal deine Jahresstunden ergibt den Betrag, um den es wirklich geht.
Eine Zahl in der Vorkalkulation ändern Das ist der Schritt, der die Nachkalkulation von einer Buchhaltungsübung unterscheidet. Waren es mehr Stunden als geplant, steigt der unproduktive Anteil oder der Ansatz für diesen Auftragstyp. War es das Material, steigt der Materialzuschlag. Ohne diesen Schritt wiederholst du den Fehler im nächsten Angebot.
Nach zehn Aufträgen die Auftragsarten vergleichen Reparatur, Wartung, Neubau, Notdienst: Jede Art hat ihr eigenes Verhältnis von produktiver zu unproduktiver Zeit. Erst der Vergleich zeigt, welche Art bei dir trägt. Das ist die Grundlage dafür, Aufträge auszuwählen statt sie nur anzunehmen.

Typische Fehler

Nachkalkuliert wird nur, was schiefging: Wer nur die Aufträge nachrechnet, bei denen es Streit gab, bekommt ein verzerrtes Bild und lernt das Falsche. Die lehrreichen Fälle sind die unauffälligen: Dort steckt die Abweichung, die man sonst nie bemerkt, weil niemand sich beschwert hat.
Die eigenen Stunden zählen nicht mit: Im Solobetrieb und beim mitarbeitenden Inhaber fällt die eigene Zeit gern aus der Erfassung, weil sie keine Lohnabrechnung erzeugt. Damit fehlt der größte Posten des Auftrags, und die Nachkalkulation meldet einen Gewinn, den es nicht gibt.
Das Ergebnis landet in einer Datei und nicht im nächsten Angebot: Eine Nachkalkulation ohne Folge ist eine Fleißaufgabe. Wer keine Zahl in der Vorkalkulation ändert, hat nachgerechnet und nichts gelernt. Eine geänderte Annahme je Quartal genügt, um in zwei Jahren deutlich genauer zu kalkulieren.

Häufige Fragen

Muss ich jeden Auftrag nachkalkulieren?: Nein, und wer es versucht, hört nach drei Wochen auf. Nimm jeden fünften Auftrag und jeden, der ungewöhnlich lief, in beide Richtungen. Wichtiger als Vollständigkeit ist, dass jede Auftragsart irgendwann dabei war: Reparatur, Wartung, Neubau, Notdienst rechnen sich völlig verschieden.
Wie gehe ich mit Pauschal- und Festpreisaufträgen um?: Genau dort ist die Nachkalkulation am wichtigsten, weil dort das Risiko bei dir liegt. Teile den Netto-Rechnungsbetrag abzüglich Material durch die tatsächlichen Stunden. Liegt das Ergebnis unter deinem nötigen Satz, hast du beim Angebot Stunden geschenkt, und du weißt jetzt, wie viele.
Zählt die Anfahrt zu den Auftragsstunden?: Für die Nachkalkulation ja, immer. Sie ist Zeit, die der Auftrag verursacht hat, unabhängig davon, ob sie auf der Rechnung stand. Nur so siehst du, welche Auftragsart durch Wege teuer wird. Ob du sie abrechnen kannst, ist eine Vertriebsfrage und eine andere.
Brauche ich dafür eine Software?: Nein. Vier Zeilen je Auftrag genügen: geplante Stunden, tatsächliche Stunden, geplantes Material, tatsächliches Material. Wer die Stunden ohnehin für die Lohnabrechnung erfasst, hat die halbe Arbeit schon gemacht und muss sie nur dem Auftrag zuordnen statt dem Monat. Eine Software beschleunigt das, ersetzt aber nicht die Entscheidung, welche Zahl du danach in der Vorkalkulation änderst.
Was mache ich, wenn die Lücke groß ist?: Nicht sofort den Satz verdoppeln. Sortiere die Ursache: zu wenige Produktivstunden, vergessene Gemeinkosten oder ein zu niedriger Preis am Markt. Die ersten zwei sind Rechenfehler und in einer Stunde behoben. Der dritte ist eine Preisentscheidung, und dafür gibt es eine eigene Seite.

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Preiserhöhung
Erst die Zahl, dann das Gespräch. Nicht umgekehrt.
Produktivstunden
Der stärkste Hebel im ganzen Modell, und der einzige Wert, den niemand genau kennt.
Gemeinkosten
Nicht die großen Posten fehlen, sondern die kleinen. Zusammen sind sie kein kleiner Posten.

Alle Themen im Ratgeber. Wie gerechnet wird, steht auf Methodik, woher die Vorgabewerte kommen auf Quellen und Annahmen, und die Spannen je Gewerk im Vergleich nach Gewerk.